Les clefs de l’organisation d’une réunion réussie

… Parce qu’organiser une réunion ratée, où tout le monde dort, a faim, ou râle, ou personne n’a le temps de finir sa présentation et où tout le monde repart frustré en ayant l’impression d’avoir perdu son temps, bah c’est pas très compliqué.


LE TIMING. It’s all about timing. On ne vous apprend rien, il y a des créneaux à éviter impérativement si vous souhaitez sauver votre réu, par exemple : le lundi (tout le monde revient de weekend et personne n’a envie de démarrer la semaine comme ça), le vendredi (tout le monde a envie de partir en weekend et personne n’a envie de finir la semaine comme ça), avant le déjeuner parce que les participants auront la dalle, et après le déjeuner parce que les participants seront en pleine phase de digestion. Quel moments restent-ils, me demandez-vous ? Le mardi ou le mercredi matin est plutôt une bonne option, sur les coups de 10h. De cette façon, vous avez bien deux heures avant que les estomacs ne commencent à gronder, et vos intervenants ne seront plus ni fatigué du réveil, ni en train de digérer le petit déjeuner.


Les clefs de l’organisation d’une réunion réussie


LES GUESTS. It’s all about guests, too. Et oui, aujourd’hui j’ai envie d’écrire en anglais. Inutile de rameuter tout le service si seule la moitié est concernée, ils auraient l’impression que vous leur faites perdre leur temps. Il n’y a pas que les invités, mais aussi les intervenants. Non seulement vous devez être assurés que ceux-ci maîtrisent leur sujet, mais aussi qu’ils sont un tant soit peu pédagogues. Inutile d’inviter Jean-Peter, ce collègue brillantissime qui n’agrandit jamais sa bouche de plus de 7 millimètres quand il parle et que vous n’avez jamais vu lever les yeux plus haut que 12 centimètres au-dessus du sol.


LE SUJET. De même que les invités doivent être bien choisis, le sujet doit être bien précis, bien rodé. Et surtout DE-LI-MI-TÉ. Pas droit à la digression, où vous risquez de ne pas avoir le temps de finir vos présentations. Il faut donc que vous ayez un planning de la réunion avec les différents points à aborder, dans quel ordre, et une idée précise de combien de temps vous impartissez à chaque intervention. Pour cela, il est PRIMORDIAL de vérifier que vous avez à disposition tout le matériel dont vous avez besoin : paperboard, papier, crayons, rétroprojecteur, adaptateur, prise, lumière, clim, tout est important… Même, tout bêtement, les tables et chaises. Il arrive trop souvent encore que des invités se retrouvent sans chaise, et votre professionnalisme en prendra un coup.


“BON CHANCE”, comme dirait le méchant dans Taken.

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