Un événement prévu dans votre établissement doit être annulé ? Voici comment gérer la situation de manière professionnelle.
Prévenir l'organisateur au plus tôt
La première étape est de contacter l'organisateur directement. Plus l'annulation est communiquée tôt, plus l'organisateur aura de chances de trouver une alternative.
Privilégiez un appel téléphonique pour les annulations. Un e-mail ou un message sur la Messagerie ABC Salles n'a pas le même impact. L'organisateur appréciera l'effort de communication directe.
Prévenir ABC Salles
Si l'événement a été mis en relation via ABC Salles, informez aussi votre conseiller. Il pourra :
• Mettre à jour le statut de la demande dans le système
• Éventuellement aider l'organisateur à trouver un lieu de remplacement
• Garder une trace pour vos statistiques
Proposer une alternative
Si possible, proposez à l'organisateur :
• Une nouvelle date dans votre établissement
- Un espace alternatif si vous en disposez
• Un geste commercial pour compenser le désagrément
Même si l'organisateur ne peut pas reporter, un traitement humain protège votre réputation.
Les causes fréquentes d'annulation
• Travaux imprévus ou problème technique (dégât des eaux, panne)
• Conditions météo extrêmes pour les lieux en extérieur
• Raisons sanitaires
• Double réservation, tenez votre calendrier à jour pour l'éviter
Astuce : Ayez un plan B documenté pour les situations critiques. Une liste de lieux partenaires à recommander en cas d'annulation montre votre professionnalisme et aide l'organisateur dans un moment difficile.
Conditions contractuelles
Les modalités en cas d'annulation dépendent de votre contrat avec l'organisateur (acompte, conditions d'annulation). Assurez-vous que vos conditions générales prévoient clairement ces cas de figure. Votre conseiller peut vous accompagner sur ce sujet.