Si c’est assez rare, un incident de dernière minute peut contraindre les futurs mariés à devoir trouver une solution de repli pour l’espace chargé d’accueillir leur fête. Il convient alors de garder la tête froide.
La planification d'un événement, qu'il s'agisse d'un mariage, d'un anniversaire ou d'une conférence d'entreprise, est un processus délicat où chaque détail compte. L'un des éléments les plus cruciaux est évidemment le choix de la salle de réception. Cet espace a, en effet, pour vocation d’accueillir le rassemblement et tout ce qu’il implique, des invités aux prestataires chargés de le rendre unique et mémorable. Incendie, dégât des eaux, chute d’un arbre... Un incident peut parfois arriver et contrecarrer tout ce qui était prévu jusqu’alors. Alors voilà : que faire si votre salle de réception n'est plus disponible à l'approche de votre grand jour ?
La clé : ne pas paniquer et réévaluer ses options
Une telle situation peut générer un stress considérable. Dès lors, il est essentiel de garder son calme autant que possible. Prenez un moment pour réfléchir aux autres options envisageables et contacter, pourquoi pas en délégant quelques appels à vos témoins, aussi bien vous fournisseurs de services que vos proches.
Contacter d'autres salles de réception
Dès que vous avez connaissance de l'indisponibilité de votre salle, a fortiori si aucune solution convenable n’a pu vous être proposée, votre priorité doit être de trouver un autre lieu adéquat. C'est ici que la liste de salles alternatives, que vous aurez préparée lors de votre première recherche de lieu, devient précieuse. Il vous faudra renouer le contact avec les lieux mis de côté, en expliquant votre situation, pour vérifier leur disponibilité. Si vous n'aviez pas de liste, ce moment vous permettra alors de faire des recherches approfondies pour trouver des options alternatives viables.
N’hésitez pas non plus à vous tourner vers une plateforme, à l’instar d’ABC Salles, pour trouver la salle de réception parfaite pour votre mariage ! Avec notre grande variété de lieux disponibles à la location, vous pouvez facilement trouver une alternative adéquate. De plus, la messagerie instantanée de notre site vous permet de discuter rapidement et efficacement avec les propriétaires de salles, ce qui facilite grandement la coordination en cas d'imprévu.
Disponibilité et flexibilité
Si la salle arrêtée jusqu’alors n’est momentanément plus disponible, vous pouvez tout de même chercher à savoir – si cette option convient autant qu’à vous qu’à vos prestataires - s’il vous est possible de modifier la date de l'événement pour maintenir la même salle. En effet, votre mariage pourrait alors se dérouler en plusieurs temps : d’abord la cérémonie à la mairie, puis plus tard la réception et sa fête. A tous de savoir si autant de flexibilité peut être possible.
Transparence et information
Il est primordial, en cas de changement de salle ou de date à la suite d’un incident, de communiquer aussi rapidement et efficacement que possible avec vos prestataires et vos invités. Expliquez-leur la situation en étant transparent. Un changement de salle peut, en effet, affecter vos arrangements avec vos fournisseurs - traiteurs, décorateurs, organisateurs d'événements, ainsi que les dispositions prises par vos invités. Il est donc nécessaire de les contacter pour discuter du nouveau programme. Assurez-vous, par ailleurs, qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires concernant le nouvel emplacement et/ou la nouvelle date.
A noter qu’il est possible que certains fournisseurs ne soient pas en mesure d'adapter leurs services au nouvel emplacement. Dans ce cas, vous devrez peut-être aussi rechercher et négocier avec de nouveaux fournisseurs.
L'importance de la préparation d’un plan B
On n’y pense pas forcément. Un incident est pourtant vite arrivé... L’anticiper souligne ainsi l'importance d'avoir un plan B lors de la phase de planification initiale. Cela peut consister à réserver une salle de secours ou à avoir une liste de salles alternatives prêtes à être utilisées. A noter que certaines polices d'assurance événementielle couvrent l'annulation de la salle de réception. Il est donc recommandé de vérifier cela en amont auprès de votre assureur.
Rassurez-vous : l'indisponibilité soudaine de votre salle de réception pour célébrer votre mariage, si c'est un défi en soi, reste rarissime. Avec une réflexion rapide et une action déterminée, vous pourrez surmonter cet obstacle sans l’ombre d’un doute !