Salle de conférence à Paris (75)

Le prix varie selon le type de lieu, la capacité, le jour et la durée de la location. Pour chaque catégorie de lieu parisien, le premier montant est le prix d'appel médian de l'espace seul, sans restauration, boissons ni options ; la fourchette qui le suit écarte le quart le moins cher et le quart le plus cher des salles. Quand le lieu propose aussi une formule par personne, elle est indiquée à la suite.

• Salles de réunion, centres d'affaires, salles de formation, espaces de coworking et centres de congrès : 350 € (de 200 à 800 €) pour l'espace, 50 € par personne (de 25 à 60 €) pour une formule
• Hôtels : 400 € (de 300 à 680 €) pour l'espace, 82,50 € par personne (de 60 à 90 €)
• Restaurants et bars : 1 000 € (de 500 à 2 500 €) pour l'espace, 40 € par personne (de 26 à 70 €)
• Salles de réception, lieux atypiques et autres lieux de réception : 1 500 € (de 900 à 3 000 €) pour l'espace, 60 € par personne (de 32 à 80 €)

Toutes catégories réunies, une salle parisienne affiche 1 000 € en médiane, la moitié centrale des tarifs allant de 400 à 2 400 €. Cet écart tient d'abord à la nature du lieu : une salle de réunion est conçue pour travailler, alors qu'un lieu de réception ou un lieu atypique vend aussi un cadre, ce que reflète sa médiane nettement plus haute.

Le prix par personne, que seule une partie des lieux affiche, comprend selon les cas un repas, un cocktail ou une formule journée. Tous groupes confondus, sa médiane est de 50 € (de 30 à 80 €).

Les postes qui font bouger le devis d'une conférence

• La configuration : une salle reçoit beaucoup plus de monde en théâtre qu'avec des tables, et la même pièce peut changer de catégorie selon l'agencement.
• Le matériel : micros, sonorisation, écran, régie ou captation sont parfois compris, parfois facturés en supplément. Faites préciser la liste.
• La durée : une demi-journée, une journée entière ou une conférence prolongée par un cocktail n'appellent pas le même tarif, et la mise en place comme le rangement peuvent s'y ajouter.
• La restauration : pause café, déjeuner ou cocktail, servis par le traiteur du lieu ou par le vôtre, ce que permettent plus de deux lieux sur trois.

Le cocktail de clôture

Si la conférence se prolonge par un cocktail, le buffet peut prendre l'accent parisien : bouchées de croque-monsieur, classique des cafés de la capitale, petits sandwichs au jambon de Paris, puis mignardises de pâtissier. Faites-le chiffrer à part, par personne, pour le comparer à une formule journée.

Deux ordres de grandeur, calculés à partir de la médiane de 50 € par personne, avant boissons et options :

• Conférence de 100 participants : environ 5 000 €.
• Réunion de 30 personnes : environ 1 500 €.

Ces montants servent de base de comparaison. Le prix définitif dépend de la date, de la durée et du matériel : indiquez-les dans votre demande pour recevoir des propositions chiffrées.

Parmi les demandes de conférence envoyées aux lieux parisiens, le délai médian entre l'envoi et la date de l'événement est de 9 semaines, soit environ 2 mois. La moitié des organisateurs s'y prend entre 4 et 18 semaines à l'avance, c'est-à-dire entre 1 et 4 mois.

Le calendrier d'une conférence est peu saisonnier : environ un tiers seulement se tient entre mai et septembre, la belle saison n'étant pas le temps fort. Un peu plus de la moitié a lieu en semaine, et plus d'une sur trois un samedi. Le mois d'août, quand une bonne partie des Parisiens quitte la ville, se prête mal à une conférence : intervenants et participants sont nombreux à être en congés.

Plus l'auditoire est large, plus le choix se resserre. Un peu plus d'un tiers des lieux accueille 200 personnes ou plus, et un peu plus d'un sur dix atteint 500 personnes. Pour un grand auditoire, ne visez pas le délai médian : prenez de l'avance et commencez vos recherches vers le haut de la fourchette.

Quelques réflexes pour gagner du temps :

• Donnez une date, et une variante : un lieu déjà pris à votre date peut être libre la veille ou le lendemain.
• Précisez le nombre de participants et la disposition : théâtre, classe, en U ou en îlots, la capacité utile n'est pas la même.
• Listez l'équipement attendu : sept lieux sur dix déclarent une connexion Wi-Fi, plus de deux sur trois un vidéoprojecteur.
• Demandez une visite : elle permet de tester le son, la visibilité depuis le fond de la salle et le cheminement des participants.