Logistique mariage : tout savoir sur le repas des prestataires de mariage

On pense au plan de table des invités, aux menus des enfants… mais qu’en est-il des prestataires ? Traiteur, musiciens, photographes : eux aussi ont besoin d’un vrai repas pour tenir la cadence. Bien organiser ce moment discret mais essentiel, c’est assurer un mariage fluide et sans mauvaise surprise.

Il est 22 heures, les invités s’apprêtent à lancer les premiers pas de danse… mais votre DJ n’a pas encore mangé. Ou bien votre photographe quitte discrètement la salle, affamé, juste au moment du gâteau. Le repas des prestataires peut sembler secondaire, mais mal anticipé, il crée vite des couacs invisibles… qui se répercutent sur l’ambiance de votre mariage. Dans les coulisses de votre mariage, ils donnent leur énergie sans compter. Leur prévoir un vrai repas, c’est leur permettre de rester efficaces et souriants – et c’est aussi vous assurer un déroulé sans accroc.

Coordination avec le traiteur : menu dédié ou adapté ?

L'une des premières étapes dans l'organisation du repas des prestataires consiste à se mettre d'accord avec le traiteur. Vous pouvez choisir plusieurs options en fonction de la taille de votre événement et des préférences des prestataires. Voici quelques pistes à suivre :

• Repas spécifiques pour les prestataires : Certains traiteurs proposent des menus adaptés pour les prestataires (photographes, vidéastes, musiciens, etc.). Ces repas sont souvent plus simples et moins coûteux que ceux réservés aux invités, mais doivent cependant être nourrissants et équilibrés.
• Repas à emporter : Si votre mariage se déroule dans un lieu exigu ou si la logistique du repas est difficile à organiser, le repas à emporter peut être une bonne alternative. Les boîtes repas peuvent être préparées à l'avance, ce qui facilite la gestion du timing.
• Communication claire avec le traiteur : Informez votre traiteur du nombre de prestataires à nourrir, des restrictions alimentaires éventuelles et des horaires à respecter. Un bon traiteur saura gérer ces contraintes avec flexibilité, mais plus vous êtes précis, mieux cela se passera.

Gestion des horaires : bien caler les repas des prestataires

Les horaires des prestataires sont cruciaux, car ils doivent manger en dehors des moments où ils sont occupés à leur tâche principale (comme pendant la cérémonie ou la réception). Voici comment vous pouvez organiser cela :

• Timing adapté : Préparez un calendrier précis pour les repas. Par exemple, il est conseillé de planifier le repas des prestataires avant le début de la réception, ou pendant la coupe du gâteau si certains prestataires ne sont pas impliqués à ce moment-là. Ce moment ne doit pas entrer en conflit avec des actions importantes de la journée.
• Espace dédié : Prévoyez une pause repas qui ne perturbe pas les moments importants du mariage. Un créneau juste avant les festivités ou après la cérémonie est idéal pour permettre aux prestataires de se restaurer sans gêner l'événement.
• Timing flexible : Les prestataires peuvent avoir des horaires imprévisibles. Il est essentiel d'être flexible avec les horaires des repas pour ne pas nuire à leur travail, surtout s'ils sont sollicités pour des photos ou des vidéos en extérieur.

Lieu de repas : salle annexe, extérieur ou back-office ?

Le choix du lieu où les prestataires prendront leur repas dépend largement de l’espace disponible et de la configuration de votre événement. Voici les options les plus courantes :

• Salle annexe ou arrière-cuisine : Si vous avez de l’espace, un lieu discret mais confortable est idéal. Cela permet aux prestataires de se détendre sans perturber la réception. De plus, une salle annexe est souvent plus pratique pour des repas préparés à l’avance.
• Repas en extérieur : Si le temps le permet et que vous avez un jardin ou un espace extérieur, organiser un repas en plein air peut offrir une pause agréable et détendue pour vos prestataires tout en restant à l’écart des invités. Prévoyez des tables et des chaises pour plus de confort.
• Back-office ou espace de service : Dans certains cas, un simple espace de service suffira. Toutefois, cette option peut être moins agréable pour les prestataires, surtout si l'espace est exigu ou bruyant.

Service des prestataires : en autonomie ou pas ?

Il est important de déterminer qui sera responsable du service des repas. Cela dépend souvent du lieu et des ressources disponibles. Voici quelques options :

• Le traiteur : Si vous avez engagé un traiteur pour le repas des invités, il peut tout à fait se charger également des repas des prestataires. C’est la solution la plus simple, mais il est important de prévoir un timing pour que tout soit prêt à temps.
• Le wedding planner : Si vous avez un wedding planner, il peut se charger de la gestion du repas des prestataires. Ce professionnel s’assurera que tout se déroule comme prévu, de la gestion du menu à la distribution des repas.
• Autonome : Si vous n’avez ni traiteur ni wedding planner, vous pouvez organiser ce repas vous-même, mais cela nécessite une organisation rigoureuse. Préparez les repas à l'avance et assignez quelqu’un pour les distribuer. Cette option peut être plus complexe mais aussi plus économique.

Comment notifier ses prestataires ? 

Les prestataires doivent être bien informés des arrangements concernant leur repas afin d’éviter toute confusion. Il est important de leur communiquer clairement les détails suivants :

• Dans le contrat : Mentionnez explicitement le repas prévu pour les prestataires dans le contrat signé avec chaque prestataire. Cela permettra d’éviter toute ambiguïté sur les horaires et le lieu du repas.
• E-mail de briefing : Envoyez un email de briefing une semaine avant le mariage pour rappeler à chaque prestataire les détails logistiques concernant leur repas. Ce message devrait inclure l'heure, le lieu, le menu, ainsi que toute information importante concernant leurs restrictions alimentaires.
• Sur place : Le jour J, assurez-vous qu’un membre de l’équipe (wedding planner ou une personne de confiance) soit disponible pour répondre aux questions des prestataires concernant leur repas. Un tableau récapitulatif peut aussi être utile pour que tout le monde soit informé.

Budget moyen et astuces pour l’intégrer dans le coût total

Le budget consacré au repas des prestataires peut sembler secondaire par rapport au reste des dépenses du mariage, mais il est essentiel d'en tenir compte dans votre planification financière.

• Budget moyen : Le coût des repas des prestataires varie en fonction du nombre de personnes et du type de repas choisi. En moyenne, prévoyez entre 15 et 30 euros par personne pour un repas simple, mais cela peut augmenter si vous optez pour des repas plus élaborés ou un service à la carte.
• Réduire les coûts : Pour minimiser les coûts, vous pouvez opter pour des repas simples mais nourrissants (buffet, sandwichs gourmets, plats chauds faits maison). Utiliser le même traiteur que pour les invités peut également vous faire bénéficier de tarifs préférentiels.
• Planification du budget : Intégrez le coût des repas dans votre budget global en anticipant ce poste dès le début de la planification du mariage. Cela évitera toute mauvaise surprise à la fin.

Une logistique claire et bien pensée pour le repas des prestataires garantit non seulement une journée sans accroc, mais aussi un événement fluide et harmonieux. Prenez le temps de bien organiser cet aspect souvent négligé de votre mariage : cela fera toute la différence pour que vos prestataires donnent le meilleur d'eux-mêmes et que vos invités passent un moment inoubliable.

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