7 questions à se poser pour réussir l'organisation d'une réunion efficace et dynamique
Le 21 février 2024
A faire
Les réunions sont devenues une partie incontournable de la vie professionnelle moderne. Alors, pour qu’elles puissent servir réellement à vos équipes, il est essentiel de les planifier et les structurer de manière efficace.
Saviez-vous qu’en 2018, les cadres français auraient passé en moyenne 27 jours en réunion ? Cette tendance à se réunir de manière excessive a donné naissance à un terme : la "réunionite". Si certaines réunions sont indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise et à la productivité de ses collaborateurs, d'autres sont inutiles et représenteraient une perte de temps et d'argent considérable.
En 2019, Doodle a estimé que plus de 24 milliards d'heures seraient consacrées aux réunions inutiles aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Suisse et en Allemagne, pour un coût global de 541 milliards de dollars. Outre la perte financière et temporelle, les réunions inutiles semblent également avoir un impact sur la qualité du travail. Par ailleurs, plus d'un quart des professionnels estiment que les réunions mal organisées affectent leurs relations avec leurs clients, tandis que plus de 40 % jugent qu'elles créent de la confusion et entravent leur capacité à travailler efficacement, comme le rapporte HubSpot.
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Le professeur Steven Rogelberg, de l'Université de Caroline du Nord, souligne qu’”il n'existe peut-être pas d'activité professionnelle aussi courante et pourtant aussi critiquée que la réunion”. En effet, selon une étude menée par OpinionWay, une réunion sur deux est jugée non productive et plus d'un quart des salariés estiment qu'ils pourraient s'en passer. Cette situation conduirait ainsi plus de 4 sur 10 à utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pour effectuer d'autres tâches pendant les réunions.
Pourtant, en se posant quelques (bonnes) questions et en faisant preuve d’un peu d’anticipation (et d’imagination), il est parfaitement envisageable d'orchestrer une réunion à la fois plaisante et productive.
1. Quel est l'objectif principal de cette réunion ?
Définir l'objectif principal d'une réunion, c’est un peu comme poser les fondations d'un bâtiment solide : c'est la première étape essentielle pour assurer le succès de toute rencontre. Quel est le but principal de la réunion ? Quels résultats ou décisions souhaitez-vous obtenir à l'issue de celle-ci ? Ces objectifs doivent guider le choix des sujets à aborder. En procédant à cette première étape vous définirez plus clairement la direction que vous souhaitez prendre et guiderez ainsi mieux les discussions à venir.
2. Qui devrait être présent ?
Identifiez les personnes dont la présence est indispensable en raison de leur implication directe dans le sujet à traiter. Ce sont souvent les décideurs, les responsables de projet ou les experts techniques qui possèdent les connaissances et l'autorité nécessaires pour prendre des décisions éclairées et mettre en œuvre des actions concrètes.
Envisagez ensuite de convier des personnes dont les perspectives ou les contributions pourraient enrichir les discussions et apporter de nouvelles idées. Il peut s'agir de collègues d'autres services ou départements, de partenaires externes, ou même de membres de l'équipe qui ont une expérience ou une expertise pertinente à partager. Assurez-vous également de limiter le nombre de participants à ceux qui sont strictement nécessaires pour éviter les réunions surchargées et peu productives. Trop de participants peuvent diluer les discussions et rendre difficile la prise de décision !
3. Les questions temporelles de date, d'heure et de durée
Pour planifier efficacement une réunion, il faut déterminer avec précision la date, l'heure et la durée de celle-ci. Ces éléments clés permettront d'assurer la disponibilité de tous les participants, de maximiser l'efficacité des échanges et de respecter les contraintes de temps de chacun.
Choisissez donc une date qui convient à la majorité des participants et qui ne coïncide pas avec d'autres engagements importants. Idéalement, cela devrait être fait suffisamment à l'avance pour permettre aux participants de s'organiser et de bloquer leur agenda en conséquence. Ensuite, déterminez l'heure de début et de fin de la réunion en tenant compte des disponibilités des participants et des préférences générales. Évitez les plages horaires où les participants pourraient être fatigués ou moins concentrés, comme en fin de journée.
Quant à la durée de la réunion ? Il est généralement recommandé de fixer une limite de temps réaliste et de s'y tenir pour éviter les discussions interminables et maintenir l'attention des participants. Une réunion efficace peut durer de 30 minutes à 2 heures, en fonction de la nature des discussions et de la quantité de sujets à aborder.
4. Quel matériel et quels supports pertinents utiliser ?
Eh oui, pour une réunion réussie, il faut s’assurez-vous d'avoir les équipements de base, comme des ordinateurs, des vidéoprojecteurs, des écrans, des tableaux blancs ou des paperboards en fonction des besoins. Autant d’outils qui faciliteront la présentation de documents, de présentations visuelles ou de données chiffrées, par exemple.
Vous pouvez aussi envisager l'utilisation de supports numériques, comme des présentations PowerPoint, des documents Word, des feuilles de calcul Excel ou des outils de collaboration en ligne comme Google Docs ou Microsoft Teams. Puis, n'oubliez pas les supports écrits, comme les agendas de réunion, des fiches de suivi ou des documents de synthèse.
5. Quels sont les sujets ou points à discuter lors de la réunion ?
Passez en revue les défis, les problèmes ou les opportunités actuels auxquels votre équipe est confrontée. Quels sont les sujets les plus urgents ou importants à traiter lors de cette réunion ? Identifiez les enjeux qui nécessitent une discussion approfondie et une prise de décision collective.
N'hésitez pas à impliquer vos collaborateurs dans le processus de sélection des sujets en leur demandant leurs suggestions ou leurs préoccupations. Quelles sont les questions qu'ils aimeraient voir abordées lors de la réunion ? Quels sujets sont les plus pertinents pour leur travail ou leurs responsabilités ?
Organisez ensuite les sujets sélectionnés de manière logique et cohérente dans l'ordre du jour de la réunion. Déterminez le temps alloué à chaque sujet en fonction de son importance et de sa complexité. Assurez-vous également d'inclure des périodes de discussion et de questions pour permettre aux participants de partager leurs points de vue et leurs idées.
6. Comment encourager la participation active de tous les membres ?
En voilà une question pertinente à se poser. Outre les méthodes traditionnelles de prise de parole, comme les discussions ouvertes et les questions-réponses, vous pourriez envisager d’introduire les "silent meetings" ou réunions silencieuses. Une méthode de réunion où les participants échangent leurs idées de manière écrite plutôt qu'oralement.
Tous les membres de vos équipes pourront ainsi s'exprimer de manière égale, quel que soit leur niveau d'aisance à prendre la parole en public. En écrivant leurs idées, les participants ont le temps aussi de réfléchir et d'organiser leurs pensées de manière plus approfondie. Enfin, notez que les "silent meetings" réduisent les interruptions et les chevauchements de parole, ce qui permet à chaque participant de se concentrer sur sa propre contribution et de recevoir l'attention nécessaire de la part des autres membres.
7. Comment choisir le lieu idéal ?
Vous n’êtes pas sans voir qu’il est très important de sélectionner un endroit adapté aux besoins spécifiques de votre équipe et à l'objectif de la réunion. L'établissement doit, en effet, être facilement accessible, en tenant compte de leur mode de transport privilégié. Il est donc important de choisir un emplacement central ou bien desservi par les transports en commun.
Assurez-vous aussi que le lieu offre un environnement confortable et propice à la concentration : des sièges confortables, une température agréable et une bonne qualité de l'air. Si la réunion nécessite l'utilisation de matériel technique, comme des projecteurs, des écrans ou un accès à internet, vérifiez que le lieu dispose bien de ces équipements.
Choisissez aussi une salle qui soit adaptée à la taille du groupe. Puis, si la réunion implique des discussions confidentielles ou sensibles, assurez-vous que le lieu offre un niveau adéquat de confidentialité et de sécurité. Enfin, optez pour un lieu qui stimule la créativité et la collaboration. Les espaces de coworking, les salles de réunion bien aménagées ou les espaces extérieurs - idéal pour des réunions debout ou des “co-walking (se réunir en petit comité à l'occasion d'une promenade afin de favoriser les échanges et la créativité tout en effaçant les liens hiérarchiques, ndlr), peuvent encourager les échanges d'idées.
Toujours en quête d’un établissement au sein duquel organiser votre réunion professionnelle ? ABC Salles et ses équipes se tiennent à votre entière disposition !
