Conditions :
CONDITIONS GENERALES DE VENTE DU
BEST WESTERN HOTEL ILE DE France de Château-Thierry
Les présentes conditions générales de vente s’appliquent dans le cadre des mariages, séminaires, réunions, journées de travail, etc.…, elles sont adressées au client pour lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique donc l’adhésion entière et sans réserve aux dites conditions. Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération, que si celle-ci est formulée par écrit et adressée à la direction de l’hôtel, dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la prestation ou de la manifestation.
RESERVATION
Toute réservation n’est confirmée qu’après retour du devis établi par l’établissement, dûment daté et signé avec apposition du cachet de l’entreprise et la mention « bon pour accord », accompagné d’un acompte de 30 % du montant total des prestations faisant l’objet de la réservation.
CONFIRMATION DE RESERVATION
HOTELLERIE
Le client doit préciser par courrier ou mail adressé à l’établissement le nombre de participants devant être hébergés lors de la manifestation, au plus tard 30 jours avant la date de manifestation prévue. A défaut, le nombre de participants figurant au devis servira de base de facturation minimum à l’établissement. Les chambres réservées seront mises à disposition à partir de 15h le jour de l’arrivée. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 11h le jour du départ, tout supplément de ce délai pourra entrainer la facturation au tarif public affiché. Toute chambre retenue lors de la conclusion du contrat et non annulée au moins 30 jours avant la manifestation par écrit sera facturée à 100%.
RESTAURATION
Le client doit préciser par courrier adressé à l’établissement le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 10 jours ouvrables avant le début de la manifestation (samedi et dimanche non inclus). A défaut, le nombre de couverts figurant sur le devis servira de base de facturation minimum à l’établissement. Il est précisé que la restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix. La (ou les) liste(s) de confirmation de l’hébergement et la (ou les) liste(s) de confirmation de restauration serviront de base minimale de facturation de la prestation. Dans les 2 cas ; faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et les conditions déterminées dans le devis accepté par le client.
MODALITES D’ANNULATION ET DE MODIFICATIONS
Toute annulation, même partielle doit être exprimée par écrit ou par mail. Si elle parvient à l’établissement :
-30 jours avant la date du premier jour de la manifestation, nous vous rembourserons la totalité de votre acompte.
-15 jours avant la date du premier jour de la manifestation, nous conserverons 70% de votre acompte.
-moins de 7 jours avant, nous conservons 100% de votre acompte au titre d’indemnité
Aucune modification ne sera acceptée moins de 7 jours avant la prestation tant au niveau restauration que de l’hébergement, nous facturerons le nombre de participants à J-10
GARANTIE DES PRIX
Les tarifs indiqués sont susceptibles de modifications sans préavis. Les tarifs confirmés sur le devis de l’établissement sont fermes pour un mois (date du devis). Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques, les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation.
MODALITE DE REGLEMENT
Les arrhes à verser lors de la manifestation représente 90% du montant total de la prestation figurant au(x) devis le montant de ses arrhes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnité d’annulation. Sauf disposition contraire prévue à l’établissement, les factures du solde sont établies par l’établissement et sont payables avant la fin de la prestation.
-acompte de 30% a la réservation
-solde sur présentation de facture.
En cas de désaccord, sur une partie de la facture, le client s’oblige à payer sans retard, la partie non contestée et à indiquer par écrit à l’établissement, le motif de la contestation. Le règlement des extras (blanchisserie ; bar, téléphone…) et autre prestations réclamées individuellement par un ou plusieurs participants, sera assuré par les participants concernés aux mêmes à la réception de l’établissement avant leur départ. A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis, la facture sera adressée au client qui s’engage à régler à réception. Tout retard de paiement donnera lieu à la facturation des pénalités de retard égale à 2 fois le taux d’intérêt égal, en vigueur. Tous les frais que l’établissement serait amené à supporter, au titre de recouvrement de créances restant dues, seront à la charge du client.
ANNULATION DU CONTRAT :
ANNULATION PAR L’ETABLISSEMENT :
En cas de non-paiement des arrhes dans les délais tels que précisés dans le présent contrat, la réservation sera automatiquement et définitivement annulée. L’annulation fera l’objet d’un courrier adressé par l’établissement au client dans les 7 jours suivant l’annulation. Les arrhes reçues, avant l’annulation ne pourront faire l’objet d’aucun remboursement.
En cas d’évènement fortuit rendant impossible l’organisation de la réception à la date convenue, tel que inondation, incendie, autre cas de force majeur, la réservation sera annulée. L’annulation fera l’objet d’un courrier adressé par l’établissement au client dans les 7 jours suivant l’annulation. Dans ce cas les arrhes versées être intégralement remboursés au client. Au choix du client, la manifestation pourra être reportée en fonction des disponibilités. Dans ce cas, les arrhes versées seront imputées à la nouvelle manifestation.
ANNULATION PAR LE CLIENT :
Le client a la faculté de résilier unilatéralement le contrat. Toutefois, les arrhes versées avant cette annulation, resteront acquis à l’établissement en compensation du préjudice causé à l’exploitation. Par ailleurs, lorsque l’annulation interviendra, pour quelque cause que ce soit, moins de 15 jours avant la manifestation, le client devra régler à l’hôtel 100% de la prestation tel que convenu à la réservation.
VENTES AMBULANTES
Le client s’engage à fournir à l’hôtel l’autorisation écrite municipale ou préfectorale obligatoire 15 jours, au moins, avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité. En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale. Les ventes ne peuvent excéder deux mois avant par année civile dans un même établissement.
HEURES SUPPLEMENTAIRES POUR OUVERTURE TARDIVE
La période de location des espaces se décompose comme suit :
Soit de 12h00 à 17h00, soit de 19h00 à 00h00. Au-delà de ces périodes, des frais supplémentaires de location seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur. Le client sera facturé des frais de personnel apporté au titre des heures supplémentaires, au-delà de17h00 pour un déjeuner et au-delà de 00h pour un diner d’entreprise ou d’association et au-delà du temps impartie pour un repas de mariage sur la base horaire de 100€ par heure avec obligation de 2 serveurs en horaire nocturne pour des raisons de sécurité et au maximum de 18h pour un déjeuner et 05h00 du matin pour un diner.
DROITS DE BOUCHON
Le client ne pourra apporter de l’extérieur quelque boisson que ce soit sans avoir obtenu une dérogation exceptionnelle de la part de la direction. Celle-ci lui facturera un droit de bouchon égal à 6 € par bouteille de champagne de 75cl (ou moins) entamée et de 12 € par bouteille de plus de 75cl.4€ bouteille de vin
DECORATION ET ANIMATION
Tout projet de décoration, installation technique, aménagement divers des salons du Best western hôtel Ile de France sera préalablement soumis pour examen et devra être conforme aux prestations du cahier des charges de l’établissement ainsi qu’aux dernières prescriptions de sécurité en vigueur et devront être soumis à l’autorisation préalable du Directeur de l’établissement, 15 jours avant la manifestation. Le client soumettra à l’autorisation préalable écrite de la direction le choix qu’il propose de faire d’un orchestre ou d’une animation (entre autres). Les confettis et fumigène sont interdit
Toutes les décorations seront enlevé par vos soins
REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE
Le client est prié d’informer au préalable l’hôtel de la présence éventuelle d’un photographe et se charge personnellement de l’obtention de toute autorisation nécessaire.
ASSURANCE, DETERIORATION, CASSE, VOL
En aucun cas l’hôtel ne pourra être tenu responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier vol ou incendie susceptible d’atteindre des objets ou le matériel déposé à l’occasion de la manifestation, objets de la présente réservation. L’organisateur s’engage à remettre en son état d’origine et à ses frais les lieux qui auront été occupés en cas de détérioration. Le prix retenu pour la remise en état ou le remplacement de matériel sera le prix « état neuf ».
CONDITION DE REGLEMENT
Toute facture d’un montant inférieur à 1000 euros devra être réglée immédiatement au comptant, au moment du départ. Le règlement de toute la facture émise par l’établissement et adressée au client doit intervenir dans un délai maximum de 30 jours à compter de la date de facturation. En cas de dépassement du délai de paiement indiqué sur la facture, l’établissement se réserve le droit d’appliquer des pénalités de retard de 2 fois le taux d’intérêt légal, calculé au prorata temporisé sur le montant hors taxes de la facture concernée, ainsi que de facturer les frais d’envoi en recommandé avec avis de réception.
RECOMMANDATIONS
L’organisateur s’oblige à n’inviter que des personnes dont le comportement ne soit pas susceptible en aucune manière de porter préjudice à l’établissement qui se réserve le droit d’intervenir si nécessaire. Le client ne pourra apporter de l’extérieur de denrées alimentaires périssables. Dans le cas d’une manifestation ayant un caractère d’exposition de matériels ou d’objets de valeur, nous conseillons à notre clientèle de bien vouloir souscrire, à ses frais, une assurance pouvant couvrir tout dommage que pourraient subir ceux-ci, quel que soit l’endroit où ces matériels seraient entreposés (chambre, salle de réunion)
Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération, que si celle-ci est formulée par écrit et adressée à la direction de l’hôtel dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la prestation ou de la manifestation.
CLAUSE ATTRIBUTIVE DE JURIDICTION
Toute contestation relative au présent contrat sera de la seule compétence du Tribunal du lieu de la situation de l’établissement qui se trouve être le Tribunal de Soissons.
Pour le client : Pour l’hôtel ile de France
Nom :…………………………… Nom :……………………………..
Pas de caution demandée
Acompte : 30 % du montant total
Accès en voiture
L'hôtel se situe à moins d'1h de Paris en train ou en voiture par l'autoroute A4, en empruntant la sortie n°20.
Accès en transports publics
Gare à 4 km