SOS salle de réception indisponible : comment gérer les imprévus de dernière minute ?

Le 31 mai 2024 On en parle

Mariage, fête d’anniversaire, conférence... Tous ces événements demandent une préparation minutieuse et souvent de longs mois de planification. Cependant, même les préparations les plus rigoureuses ne sont pas à l’abri de pépins...

Se lancer dans les préparatifs d'un événement, qu'il soit privé ou professionnel, exige une organisation sans faille. Et pour cause : de nombreux éléments doivent être pris en compte pour que tout se déroule comme prévu.  

C’est pourquoi, nous nous y prenons souvent à l'avance pour anticiper les mauvaises surprises : gestion du traiteur, choix de la décoration, sélection d’un menu de qualité... Prendre les devants en contactant nos prestataires en amont est essentiel. Et cela est particulièrement vrai pour la réservation d'un lieu événementiel : les gérants de ces espaces ont généralement un planning très chargé, et il est souvent important de les contacter dès que possible pour réserver sa “place” et le créneau de son temps fort. Cette étape, bien que parfois éreintante (trouver le lieu parfait n'est jamais facile), apporte une vraie tranquillité d'esprit une fois réalisée. 

Hélas, personne n'est vraiment à l'abri d'un contretemps ou d'un changement de plan soudain qui peut parfois bouleverser toute l'organisation soigneusement mise en place... 

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Établissement interdit d'exploitation, un coup dur difficile à digérer 

Corentin Violleau, 24 ans, employé en comptabilité, et son compagnon Sylvain Monedero, 25 ans, salarié dans un centre médical, devaient célébrer leur amour en se mariant le 10 août 2024. Traiteur, DJ et hôtels réservés pour recevoir les 110 invités… Tout était prêt pour le jour j ! Mais un événement est venu chambouler l’organisation bien ficelée du couple, rapporte L’indépendant. 

L’exploitant de l’établissement ne pouvait plus les accueillir pour célébrer leur idylle. Vendredi 3 mai, alors que Corentin consultait le site internet de la Ville, ce fut, pour lui, la douche froide : il tomba sur un arrêté municipal stipulant "l’interdiction d’exploitation” de l’établissement. 

Un site pas sécurisé ? 

Le maire a invoqué un "espace construit sans autorisation d’urbanisme" et où "le public serait reçu dans des conditions présentant un risque avéré pour sa sécurité en cas d’inondation ou d’incendie", indique La Dépêche. Des allégations que la propriétaire du site conteste fermement. 

Afin de trouver un plan B, le jeune couple aurait alors demandé aux gérant de l’établissement le remboursement des 1 500 euros versés lors de la réservation, en novembre... Chose que la propriétaire a refusé catégoriquement : celle-ci aurait réclamé un délai d’un mois et demi dans l’espoir de faire valoir ses droits. En dernier recours, le couple a alors choisir d’ouvrir une cagnotte en ligne pour sauver leur mariage. A noter que depuis la publication de l’arrêté du maire, plusieurs couples ont vu leur réservation annulée pour célébrer eux aussi leur idylle. 

Ce genre de situation démontre bien que nul n'est à l'abri d'un accident de la vie. Mais que faire, alors, lorsque l’indisponibilité d’une salle de réception survient à quelques mois, voire quelques semaines de son événement ?  

Faire jouer ses contacts 

La première étape est de ne surtout pas céder à la panique. Il est ensuite important de garder la tête froide et d'agir de manière proactive pour trouver une solution alternative. 

Prévenez dans un premier temps vos invités du changement potentiel et demandez-leur d’être flexibles. Informez également vos prestataires (traiteurs, photographes, DJ, etc.) de la situation pour qu’ils puissent s’adapter à une nouvelle date ou un nouveau lieu si nécessaire. 

Explorez les options locales 

Cherchez ensuite des alternatives à proximité. Parfois, des lieux moins connus ou plus petits peuvent être disponibles et tout aussi charmants. Pensez à des alternatives comme des jardins, lofts, rooftop, hôtels, qui pourront peut-être vous accueillir bas ouverts.  

Considérez des jours et horaires alternatifs 

Si un samedi soir en plein été n’est plus possible, envisagez alors un vendredi soir, un dimanche ou même un jour de semaine. Les lieux de réception sont souvent plus disponibles et moins chers en dehors des périodes de pointe. 

Flexibilité, le mot d'ordre

Parfois, la nécessité de changer de lieu peut ouvrir la porte à des idées créatives ! Un événement en plein air, un thème plus décontracté ou même une célébration plus intimiste peuvent se révéler tout aussi originales... 

Communiquez efficacement 

N’oubliez pas de communiquer sur ces changements ! Et pour ce faire, utilisez des outils de communication modernes pour tenir vos invités informés. Les réseaux sociaux, les courriels groupés ou des applications dédiées peuvent être très utiles pour une communication rapide et efficace. 

Négociez avec votre salle actuelle  

Si votre salle de réception est fermée de manière temporaire, discutez avec les propriétaires pour voir s’ils peuvent recommander ou aider à organiser une alternative. Ils ont souvent des contacts et peuvent éventuellement vous fournir des solutions rapides. 

Prévoir l’imprévisible 

Pour éviter de se retrouver dans une telle situation, ayez toujours un plan B lors de la planification de votre événement.  

Souscrire à une assurance événementielle, par exemple, peut vous aider à couvrir les pertes financières liées à l’annulation ou à l’indisponibilité de votre lieu de réception. Par ailleurs, lors de la réservation de votre salle, assurez-vous que le contrat stipule les conditions d’annulation et de remboursement : cela vous protège en cas d’imprévu. Enfin, prévoyez aussi un budget d’urgence pour pouvoir faire face à des coûts supplémentaires en cas de changement de lieu ou de date. 

Toujours à la recherche d’un établissement au sein duquel organiser vos prochains rassemblements festifs ? ABC Salles et ses équipes se tiennent à votre entière disposition !