Salle de conférence à Bordeaux (33)

Le prix d'une salle de conférence dépend de sa capacité, de son équipement, de sa situation dans la ville et de la durée de location. Les montants suivants correspondent à ce que les lieux bordelais demandent pour l'espace seul, sans restauration ni options. Chaque ligne s'ouvre sur le tarif médian ; les deux montants qui suivent encadrent la moitié des lieux bordelais, ni les plus abordables ni les plus onéreux.

• Tous types de lieux confondus : 245 € (de 160 à 450 €)
• Salle de réunion ou centre d'affaires : 225 € (de 168 à 296 €)
• Restaurant, salle de réception ou lieu atypique : 450 € (de 300 à 1 700 €)

Les salles de réunion restent groupées autour de leur médiane, alors que la fourchette des lieux de réception est beaucoup plus large : les tarifs y dépendent fortement du lieu et de sa capacité.

Certains lieux bordelais affichent plutôt un prix par personne. La médiane bordelaise est de 40 € par personne, et la moitié des formules se situe entre 19 et 59 €. Demandez ce que la formule recouvre, entre la salle, l'accueil café, le déjeuner et le matériel, pour la mettre en regard d'une location d'espace seul.

Les choix qui pèsent sur le coût d'une conférence

• La capacité et la disposition : une salle annoncée pour 100 personnes l'est souvent en configuration debout ou en théâtre. Pour un public assis devant un écran, la jauge utile est plus basse.
• L'équipement : le Wi-Fi et le vidéoprojecteur sont fréquemment déclarés, mais la sonorisation, les micros sans fil ou la captation vidéo sont à demander, car ils peuvent être facturés en option.
• La durée : une demi-journée, une journée ou une plénière suivie d'un cocktail donnent lieu à des tarifs distincts.
• La restauration : le prix d'appel couvre l'espace, pas les pauses ni le déjeuner. Près de sept lieux sur dix laissent le choix du traiteur, ce qui permet de mettre deux offres en concurrence. Pour la pause, pensez au canelé, le petit gâteau bordelais à la croûte caramélisée, parfumé au rhum et à la vanille, qui se sert facilement en grand nombre.

Quel budget selon votre conférence ?

Trois scénarios, construits sur ces médianes, pour fixer les idées :

• Conférence de 100 participants, la taille médiane des demandes : une formule autour de 40 € par personne revient à environ 4 000 € ; faites préciser ce que la formule comprend.
• Atelier ou petite conférence de 40 participants, le bas de la fourchette des demandes : une salle de réunion louée seule, autour de 225 €, laisse le budget libre pour l'accueil et le déjeuner.
• Grande conférence de 150 participants, le haut de la fourchette : un lieu de réception autour de 450 € pour l'espace, avec des tarifs qui montent plus haut selon le lieu. La capacité en configuration théâtre devient alors le premier critère de choix.

Un devis, gratuit, reste la seule référence fiable : joignez à votre demande la date, les horaires et la liste du matériel.

Une conférence se prépare moins longtemps qu'un mariage, mais pas au dernier moment. À Bordeaux, le délai médian entre l'envoi de la demande et la date de l'événement est de 7 semaines, soit un mois et demi environ. La moitié des demandes arrive entre 3 et 15 semaines avant la date, ce qui laisse peu de marge pour comparer plusieurs lieux si vous attendez le dernier mois.

Le calendrier est celui d'un événement professionnel : six conférences sur dix se tiennent en semaine, et près d'un tiers un samedi. Moins de trois sur dix ont lieu de mai à septembre : la majorité se tient donc le reste de l'année. Pour une grande conférence de 200 personnes ou plus, le choix se réduit, car à peine plus d'un lieu bordelais sur quatre peut les accueillir : prévoyez plus d'avance.

Gardez aussi un œil sur l'agenda du vignoble : au printemps, la semaine des primeurs fait venir à Bordeaux acheteurs et journalistes du vin du monde entier. Si vos intervenants doivent dormir sur place cette semaine-là, réservez leurs chambres sans attendre.

Un quart des demandes part moins de 3 semaines avant l'événement : pour un format modeste, adressez la même demande à plusieurs lieux, avec deux dates possibles.

Pour gagner du temps, quelques réflexes :

• Fixez la date, ou deux dates possibles, avant d'écrire aux lieux : faute de date, ils ne peuvent pas confirmer leur disponibilité.
• Précisez la configuration (théâtre, classe, îlots, en U) et le nombre de participants : une salle placée en classe accueille moins de monde qu'en théâtre.
• Listez le matériel : vidéoprojecteur, micros, sonorisation, connexion pour tous les participants, captation éventuelle.
• Planifiez l'accueil : horaire d'arrivée, pause café, déjeuner. Si des participants arrivent en train ou en avion, vérifiez l'accès depuis la gare Saint-Jean et l'aéroport de Mérignac.
• Visitez la salle avant de signer, et testez le son et la projection : c'est le seul moyen de juger l'acoustique et la lumière.