Les hôtes et hôtesses d’accueil, garants de la réussite de nos événements corporatifs et grand public

Le 08 mai 2024 On en parle

Experts de l'accueil, de l'orientation et du guidage, les hôtes et hôtesses en événementiel occupent des rôles cruciaux. Malgré l'évolution de leurs titres et de leurs responsabilités à travers les époques, leur mission essentielle est, elle, restée immuable : rendre l'expérience des participants plus fluide et enrichissante.

L'industrie de l'événementiel est un moteur économique puissant, créant des opportunités d'emploi et générant d'importants revenus à travers le monde. “Selon l’UNIMEV (Union Française des Métiers de l’Événement, le secteur de l’événementiel représente une industrie dynamique et polyvalente qui emploie plus de 455 000 personnes et génère près de 65 milliards d’euros de chiffre d’affaires annuel”, rapporte ainsi un article de la Fédération SYNTEC. 

Au cœur de cette industrie dynamique se trouvent les hôtes et hôtesses d'accueil, dont le rôle est (très) souvent sous-estimé. Ces professionnels de l'événementiel ont, en effet, des missions essentielles à la réussite des événements professionnels et grand public puisqu'ils façonnent, par leur simple présence, leur atmosphère. Des conditions strictes, parfois uniquement basées sur l'apparence, leur sont pourtant imposées. Parmi elles : le maquillage, les tenues parfois peu confortables, le port de talons tout au long de la journée, l'interdiction de piercings... alors que leurs missions dépassent largement ces critères superficiels.

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Les garants de la bonne image de nos rassemblements

Le métier d'hôte et hôtesse a une histoire fascinante qui remonte au début du 20e siècle. Tel que décrit dans l’article de Dynamique Entreprendre, la forme la plus ancienne de ce travail aurait vu le jour en 1910, avec le premier steward répondant au nom de Heinrick Kubis. La geisha, dame de compagnie japonaise qui avait l'accueil et le sens du bien recevoir chevillés au corps, aurait également pu inspirer cette profession. C'est toutefois en 1930 que ce métier aurait pris son envol, notamment avec l'émergence des hôtesses de l'air grâce à l'Américaine Ellen Church. Cette approche s'est ensuite étendue aux entreprises et organisations qui ont adopté cette pratique pour créer des premiers contacts avec leur clientèle.

Au fil des décennies, ce métier a évolué et s'est diversifié. À partir des années 1970, des agences spécialisées ont commencé à recruter et mettre à disposition ce type de personnel, structurant ainsi davantage la profession. Il a fallu subdiviser la profession d'hôtesse en trois volets distincts : l'accueil physique en entreprise, l'accueil téléphonique et l'accueil événementiel.

Dans le secteur événementiel, ces professionnels jouent un rôle crucial. Ils sont la représentation même de l'image de marque des entreprises. C'est un fait : qu'il soit question d’une manifestation sportive ou d’un gala de charité, votre événement ne doit pas manquer de dynamisme ou d’impact.

C'est donc ici qu'interviennent ces professionnels dont le rôle principal est de guider et d'assister les invités et participants. Tout au long de votre rassemblement, leur mission ultime n’est d’autre que d’accueillir vos convives et participants dans un esprit mettant en valeur l’image dont dépendent la réputation et la notoriété de votre entreprise ou organisation.

L’accueil physique dans un premier temps revêt une importance capitale. Il offre aux invités un sentiment de bienvenue dès leur arrivée. Un simple "Bonjour Monsieur/Madame", accompagné d'un sourire chaleureux peut instaurer une atmosphère accueillante et conviviale. Qu’il soit question d’une conférence ou d’un congrès, d’un salon professionnel ou d’un séminaire, d’un moment de team building ou d'incentive : la présence des hôtes et hôtesses événementiel assure non seulement un accueil chaleureux et professionnel, mais incarne également l'essence même d'un temps fort.

Et ce, même si de nos jours on ne manque pas de voir des événements professionnels gérés par des robots... car seul le contact humain demeure irremplaçable. Leur capacité à créer une atmosphère chaleureuse, à orienter et à guider les participants tout au long de l'événement contribue à son succès global.

De plus, l'orientation et l'information fournies par l'hôte/hôtesse sont essentielles, surtout pour les participants qui ne sont pas familiers avec le lieu de l'événement. La gestion du vestiaire par l'hôte permet aussi aux invités de se décharger de leurs effets personnels en toute tranquillité. Enfin, lors de conférences ou d'autres événements, la capacité de l'hôte à coordonner la gestion des salles contribue à garantir le bon déroulement de l'événement.

Ces diverses tâches confiées aux hôtes et hôtesses d'accueil visent à créer une expérience harmonieuse et mémorable pour les invités. Elles permettent surtout de renforcer l'image de l'entreprise ou de l'organisateur de l'événement en question.

Des pros de l'accueil à former et à chouchouter

Le métier d'hôte et hôtesse événementiel est donc bien plus complexe qu'il n'y paraît de prime abord. D’où l’importance d’un bon relationnel entre les entreprises organisatrices d'événements et les hôtes et hôtesses qu'ils emploient. Une communication claire et efficace est essentielle pour garantir que les attentes des deux parties soient comprises et que les événements se déroulent de manière harmonieuse et réussie.

Et pour assurer la réussite de leur mission, il est donc crucial de bien les encadrer, de les former et surtout de veiller à leur bien-être. C’est dans cette perspective que les agences qui représentent ces professionnels doivent miser et investir dans des programmes de formation. Cela ne peut que garantir que le personnel soit bien préparé et représente efficacement la marque ou rassemblement professionnel.

Parallèlement, les entreprises organisatrices peuvent se charger des frais liés à la représentation, y compris les budgets alloués aux uniformes, aux déplacements, à l'hébergement et d'autres dépenses éventuelles. Cette prise en charge garantit que les hôtes et hôtesses disposent des ressources nécessaires pour offrir une représentation professionnelle et de qualité, contribuant ainsi à la réussite globale de l'événement. 

Pour ce qui est des contrats de collaboration, divers types de contrats peuvent être proposés aux hôtes et hôtesses, à savoir en CDD long, en CDI, comme mentionné sur le site Plany. Ces contrats servent à mettre en évidence les droits et les responsabilités de chaque partie. Ces contrats peuvent (et doivent) inclure des détails sur les heures de travail, les attentes en matière de comportement et de représentation, ainsi que les conditions de rémunération, évidemment. 

Vous avez trouvé votre équipe d'hôtes et hôtesses d’accueil pour votre événement professionnel et devez à présent vous pencher sur le choix du lieu pour organiser votre séminaire ou conférence ? Sachez que les équipes d’ABC Salles se tiennent à votre disposition pour vous aider dans cette mission !